經常使用到復印紙的辦公人員應該了解，復印紙的優劣對于工作效率、文本形體外觀有很大影響，如果復印紙質量太差，使用時出現卡紙等情況，可能會讓人心煩氣躁。所以先要了解紙的相關知識。 


　　纖維配比不同：中性紙為100%木漿，酸性紙為木漿和草漿的混合漿。全木漿因木漿纖維較長 ，纖維之間結合力較好，因此與設備磨擦過程中纖維不易脫落，即不易產生粉塵 ，對機器及操作者有良好的保護作用。可能大家在復印時已經發現，有些復印紙特別容易起塵，很多白色粉末，這就是草漿纖維紙。對于辦公，還是木漿紙比較合適，草木漿混合紙用來打草稿還過得去。 


　　施膠工藝不同：中性紙是采用AKD中性施膠工藝，以中性乳化劑為主要原料，基本上沒有腐蝕作用，紙頁不容易褪色，可以長期保存，在東南亞稱為“百年紙”的就是這種紙了。而酸性紙，使用的是酸性紙施膠工藝，主要原料是松香和硫酸鋁。硫酸鋁中的酸對紙有一定的腐蝕作用，使紙容易變色，不易長期保存，高溫時還容易產生酸性氣體，對人體有害，對于復印機、打印機也有一定影響。對于復印紙，建議選購中性施膠工藝的紙，以保護辦公設備。 


　　填料不同：中性紙的填料無腐蝕、顆粒小、質地軟，所以紙的磨擦系數也小。酸性紙，現在多用酸性印刷紙混充復印紙，主要用滑石粉和硫酸鋁作填料。滑石粉顆粒大、堅硬，與紙漿纖維結合力就比較差，容易造成紙粉脫落，磨損復印機。同時，硫酸鋁在空氣中與水分子結合產生酸，腐蝕紙張而變脆、變黃，在復印機內經高溫產生酸性蒸汽，腐蝕復印機并損害人體健康。 
辦公用紙通常分為一下幾個級別：


　　一級用紙：一級用紙其達標要求是100%純木槳、不起紙粉不變脆，含水量為4.5%-5.5%，具有AKD中性施膠揚，無腐蝕性，一級用紙的原材料均采用100%純木槳，不會產生紙粉，手感柔軟，不論如何使用不會磨損復印機需件及打印墨頭。在靜電方面，一級用紙也作了靜電處理，不會出現多張送紙現像。質量較好，主要應用于企業對外文件，給外界良好的形象。 


　　二級用紙：二級用紙具有AKD中性施膠揚，不具腐蝕性，填料較為柔軟，不產生紙粉，靜電處理一般，產生卡紙現象偶然，正常使用中不會出現復印不清晰，起皺、翹起等現象。比一級紙張的白度偏低，手感略薄，使用起來，經濟適用。適用于大批量的對外復印文件。 


　　三級用紙：三級用紙適用于打印機打印，復印時會出現卡紙現象，容易出現打印字跡發陰現象，不易長時間立放，容易走型。在日常工作中一般用于打印草稿使用。一般在用于要求較低的文本，在企業內部使用。


     在選購時還要考慮的因素


　　復印紙的白度：復印紙的白度主要是視覺的沖擊，紙太白是因為加入了過多發光劑，對于眼睛的健康很不利，所以購買時應該明白，復印紙不是越白越好。 


　　復印紙的含水量：一般來說，含水量低比較好。復印機專用紙含水量通常為5%左右。一般酸性印刷紙含水量則達到8——10%，用酸性印刷紙裁切的復印紙含水量太大，密度低，紙太軟，復印時容易卡紙，機器使用多了，發熱時，復印紙因為受熱，還會產生酸性蒸汽，腐蝕復印機并對人體有害。此外，潮濕季節也容易出現卡紙、印不清楚、機身粉塵多，出紙畸形，多帶紙等現象。


　　是否做了防靜電化學處理：未作防靜電化學處理或處理技術水準不高，會產生靜電吸附，出現多張送紙，尤其是天氣干燥的時候。同時，靜電會熏黑進紙口的外表，紙塵被吸附在紙上、進紙口及復印機機身內，復印時會產生斑點。選購時，可以仔細用手摸摸復印紙，看是否光滑，有沒有粉塵，有的話，通常是沒有做好處理的。 


　　同樣重量的紙越薄越好：越薄表示加工層次越高，密度越大，挺度及防潮濕性越佳。酸性印刷紙裁切的復印紙摸起來比較厚、軟、粗糙、含水量大，對復印機傷害也越大。購買的時候可以自己比較。 


　　復印紙包裝材料：復印紙包裝材料應是國際公認的P.E涂布膜，全自動機器以熱熔膠封口。這樣包裝，防水防潮性能好，它不是用普通紙包裝，是用膠帶封口或用不干膠或雙面膠手工粘封的。 


　　其它：除以上所講外，選購時也要考慮紙張的一些基本性能，如抗張強度、伸長率、撕裂度、耐折度、定量、厚度、緊度、平滑度、光澤度、紙張白度、紙張的吸收性進行綜合考慮。