紙質文檔管理 推進現代檔案管理建設

隨著電子信息化的深入發展,檔案數字化進程迫在眉睫。為了能更好的完成檔案資料數字化工作,不少企事業單位的檔案管理工作者選擇引進紙質文檔管理系統,加快檔案數字化步伐的同時,推進檔案管理現代化。

加快信息錄入

眾所周知,傳統的檔案管理主要依賴人工手動錄入。隨著經濟社會的發展,檔案數量只會越來越多,人工手動錄入速度慢、易出錯,已經無法滿足現代大規模的檔案管理需求和管理節奏了。

據云脈留德博士梁旭鳴先生介紹,紙質文檔管理系統主要采用了先進的OCR技術,可批量識別紙質檔案,錄入速度快,出錯少,能糾錯,易修訂。檔案管理工作人員拍照上傳即可,省卻中間繁瑣的敲字步驟,同時避免了因經常翻閱紙質檔案而導致的文檔損壞,極大提高工作效率,推進檔案數字化進程。

保存文檔原件

據悉,采用紙質文檔管理系統,不僅可以提高檔案錄入速度,還能夠以數據形式將檔案原件照片、識別結果保存在系統云盤上,有效防止因紙質原件丟失、硬盤損壞而造成的檔案信息大規模缺失問題。

除卻識別錄入和原件保存之外,檔案管理人員還可以在不損害原件的情況下對識別結果、原件照片進行備注,方便數字檔案調取、分享、修訂和閱讀。一方面加速現存的檔案資料的數字化進程,另一方面及時促進信息共享。

高效信息查詢

印象中,紙質資料查詢,意味著申請,審核,確認文件名、文件類型、入檔時間,然后根據提示在書架或者檔案柜中一份一份查找,查閱的過程中還得保證不損壞原件。

傳統的檔案查詢,步驟多,查找難,用時長。針對該問題,紙質文檔管理系統推出關鍵字檢索。檔案管理人員可以通過關鍵字檢索功能,對系統存儲的檔案名稱,檔案全文,檔案備注進行檢索,快速調取所需的原件掃描件、識別資料。加快信息查詢速度的同時,有效保護了紙質檔案。

目前,國內檔案管理工作正逐步走向數字化道路,數字檔案管理無論是在查詢、分享,還是修訂保存上,都具有強大的優勢,采用先進的管理系統,無疑能進一步推進現代檔案管理建設工作。云脈紙質文檔管理系統錄入快查詢準,保護了檔案原件,減輕了管理人員的工作壓力,已被廣泛用于圖書管理、檔案管理、部分企事業單位資料管理等領域。